Considérela como un sitio web interno, diseñado para ser utilizado dentro de los límites de la compañía. Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet, es que las intranets son privadas y la información que en ella reside tiene como objetivo asistir a los trabajadores en la generación de valor para la empresa.
¿Por qué una intranet?
El 80% de la información que se utiliza diariamente para realizar el trabajo no está en los sistemas transaccionales de las empresas.
Se estima que un empleado promedio consume entre un 25% y 30% de su tiempo buscando información. Esto significa que las empresas pierden mensualmente un 30% del dinero correspondiente al costo de sus empleados, sumado al lucro cesante derivado de este tiempo improductivo en los que los empleados no generan valor para la empresa.
Las organizaciones insumen gran cantidad de información para dar soporte a su operativa diaria; información generada internamente como proveniente de fuentes externas.
Viven de esta información, memorandos, reportes, información de productos, análisis de mercados, contratos, artículos de interés, minutas de reunión, información interna, manuales y procedimientos, etc.
Pero su acceso no es siempre fácil. Si no está organizada, relacionada y distribuida de forma apropiada, no genera valor para el negocio, desaprovechando uno de los activos más importantes de la Empresa: El Conocimiento.
Una Intranet pone a disposición esta información a lo largo y ancho de la empresa, las 24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde la casa haciendo trabajo remoto. Todo bajo un esquema de seguridad y control de acceso que asegura que cada persona puede ver únicamente lo que le corresponde.
Pero la intranet no se limita únicamente a compartir documentos electrónicos, promueve nuevas formas de colaboración y acceso a los sistemas. Ya no es necesario reunir a todos en una sala para discutir un proyecto. Maquetas preliminares, diseños e información pueden ser compartidos en línea, a través de una junta virtual, donde cada participante puede estar en su propio escritorio, viendo un documento y discutiéndolo por teléfono, con telefonía en línea, o a través de un foro de discusión. Equipos de personas alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin tener que invertir en gastos de viaje. La capacitación en línea disminuye los costos de traslados, infraestructura y coordinación de horarios. El resultado de esto es un aumento increíble en la eficiencia.
Los números son elocuentes, un estudio realizado por el Delphi Group® descubrió que el 98% de las instalaciones de Intranets dan Retorno Sobre la Inversión (ROI) favorable, siendo un indicador muy importante en comparación con otras aplicaciones, como por ejemplo CRM en donde éste valor alcanza solamente un 60% o instalaciones de ERP donde el porcentaje es menor.
La International Data Corporation (IDC), en un estudio específico acerca del ROI en proyectos de Intranets Corporativas, revela que las implementaciones de Intranets respaldadas por una decisión estratégica de la compañía están alcanzando un ROI mayores al 1000 por ciento
